Verfahren und Schutz bei Hinweisen in bestimmten Rechtsbereichen gemäß HinweisgeberInnenschutzgesetz

1. Einleitung

McDonald’s hat sich zu hohen ethischen Standards und ist als Rechtsträger des privaten Sektors zur Einhaltung aller geltenden Gesetze und Vorschriften verpflichtet und erwartet dies ebenso von seinen Mitarbeiter:innen, Geschäftspartnern, Lieferanten und allen sonstigen Akteuren, die mit McDonald’s in Beziehung stehen oder treten. Aus diesem Grund ist es McDonald’s ein besonderes Anliegen, von Umständen zu erfahren, die dieser Erwartungshaltung entgegenlaufen könnten. Hierfür wurde ein Meldekanal eingerichtet.

Im Folgenden sollen das Verfahren und der Schutz bei Hinweisen zu Rechtsverletzungen in bestimmten Rechtsbereichen für die Meldung von Hinweisen über die „Business Integrity Line“ von McDonald’s durch Mitarbeiter:innen und Dritte und für die angemessene Bearbeitung solcher Meldungen durch McDonald’s in Übereinstimmung mit dem österreichischen Bundesgesetz über das Verfahren und den Schutz bei Hinweisen auf Rechtsverletzungen in bestimmten Rechtsbereichen (HinweisgeberInnenschutzgesetz; nachstehend nur „HSchG“)beschrieben werden.

2. Anwendungsbereich

Erfasst sind alle Hinweise über die Verletzung von Vorschriften im Zusammenhang mit der Tätigkeit von McDonald’s insbesondere in den Bereichen Öffentliches Auftragswesen; Finanzdienstleistungen, Finanzprodukte und Finanzmärkte sowie Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung; Produktsicherheit und -konformität; Verkehrssicherheit; Umweltschutz; Strahlenschutz und nukleare Sicherheit; Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Tiergesundheit und Tierschutz; öffentliche Gesundheit; Verbraucherschutz; Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten sowie Sicherheit von Netz- und Informationssystemen; Verhinderung und Ahndung von Straftaten gemäß §§ 302 bis 309 StGB; sofern der Hinweisgeber den Hinweis für wahr halten durfte.

3. Meldekanäle

Hinweise können von jeder Person über die Business Integrity Line von McDonald’s eingereicht werden. Die Business Integrity Line kann auf jede der folgenden Arten erreicht werden und Hinweise können in mehreren Sprachen abgegeben werden:

durch einen gebührenfreien Anruf über die Business Integrity Line-Telefonnummer: 0800-068798 (Österreich). Weitere gebührenfreie Telefonnummern für andere Länder finden sich auf der McDonald’s Business Integrity-Website;
durch eine Meldung online: EthicsPoint – McDonald’s Corporation.

Wenn Sie anonym bleiben möchten, steht Ihnen dies frei. McDonald’s ermutigt jedoch jede hinweisgebende Person, ihre Identität offenzulegen, um die Bearbeitung des Hinweises und die weiteren Untersuchungen zu unterstützen. Alle Hinweise werden vertraulich behandelt, vorbehaltlich geltender gesetzlicher und behördlicher Vorschriften. McDonald’s duldet keine Vergeltungsmaßnahmen gegen diejenigen, die in gutem Glauben Bedenken äußern oder Hinweise abgeben.

4. Verfahren für die Bearbeitung eines über die Business Integrity Line eingereichten Hinweises

4.1. Eingangsbestätigung des Hinweises

Nach der Einreichung eines Hinweises über die Business Integrity Line erhält die hinweisgebende Person spätestens sieben Tage nach der Einreichung eine Eingangsbestätigung.

Wenn die hinweisgebende Person den Hinweis online oder telefonisch eingereicht hat, erhält sie Anmeldeinformationen, die es ihr ermöglichen, die Meldung weiterzuverfolgen und anonymes Feedback zu erhalten (wenn sie dies wünscht).

4.2. Weiterleitung des Hinweises

Alle Hinweise, die über die Business Integrity Line eingereicht werden, werden von dem Global Compliance Team von McDonald’s einer Ersteinschätzung unterzogen. McDonald’s behandelt alle Hinweise vertraulich und unvoreingenommen.

4.3. Bearbeitung von Hinweisen

Ersteinschätzung

Nach Eingang der Meldung nimmt Global Compliance eine Ersteinschätzung des Hinweises vor, um festzustellen, ob die vorgebrachten Vorwürfe eine Eskalation oder eine weitere Prüfung rechtfertigen. Enthält der Hinweis unzureichende Informationen, um Global Compliance in die Lage zu versetzen, die Vorwürfe ordnungsgemäß zu beurteilen, bittet Global Compliance die hinweisgebende Person um zusätzliche Informationen. Stellt Global Compliance fest, dass die Vorwürfe unbegründet sind oder nicht genügend Informationen vorliegen, um eine weitere Untersuchung durchzuführen, schließt Global Compliance das Verfahren.

Untersuchung des Sachverhalts

Die Art und Weise, wie eine Untersuchung durchgeführt wird, hängt von zahlreichen Faktoren ab, einschließlich der Art der erhobenen Vorwürfe, den vermeintlich beteiligten Parteien, der Wahrung des Anwaltsgeheimnisses und der Vertraulichkeit von Informationen. Sofern dies notwendig ist, kann Global Compliance Hinweise an andere Abteilungen verweisen oder diese um Unterstützung bitten, und kann zusätzliche Informationen von der hinweisgebenden Person anfordern.

Die Dauer einer Untersuchung hängt von der Komplexität des Falles, den erforderlichen Untersuchungsmaßnahmen und der Verfügbarkeit von Informationen oder betroffenen Parteien ab. Es werden alle Anstrengungen unternommen, um die Untersuchung so effizient und zügig wie möglich abzuschließen.

Folgemaßnahmen

In Fällen, in denen nach dem Ergebnis der Untersuchung ein Verstoß vorliegt, werden Vorschläge zu angemessenen Abhilfe- oder Disziplinarmaßnahmen erarbeitet.

4.4. Kommunikation mit der hinweisgebenden Person

Die hinweisgebende Person kann jederzeit weitere Informationen zu ihrem ersten Hinweis zur Verfügung stellen, entweder unmittelbar oder unter Verwendung der Anmeldeinformationen, die sie über die Website der Business Integrity Line erhalten hat. Alternativ kann die hinweisgebende Person über die Business Integrity Line telefonisch unter Verwendung der Anmeldeinformationen Folgeinformationen zu einer Meldung zur Verfügung stellen.

McDonald’s wird der hinweisgebenden Person zudem spätestens drei Monate nach Einreichung des ersten Hinweises eine Rückmeldung über das Verfahren geben. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person wird diese auch informiert, wenn das Verfahren abgeschlossen ist.

5. Schutz vor Vergeltungsmaßnahmen

Hinweisgeber gemäß § 2 HSchG, insbesondere Arbeitnehmer, Geschäftspartner, Auftragnehmer, Lieferanten von McDonald’s sowie Personen, die den Hinweisgeber unterstützen oder von nachteiligen Folgen der Hinweisgebung betroffen sein können, sind vor Vergeltungsmaßnahmen als Folge eines berechtigten Hinweises gesetzlich geschützt. McDonald’s duldet keine Vergeltungsmaßnahmen gegen diejenigen, die in gutem Glauben Bedenken äußern oder Hinweise abgeben, daher muss jede Person, die Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, einschließlich unternehmensexterner Personen, ergreift, die Hinweise zu einem Verstoß geben oder sich im Rahmen einer Untersuchung kooperativ zeigen, mit Disziplinarmaßnahmen rechnen, die bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen reichen können.

6. Datenschutzinformationen für die Hinweisgebung

6.1 Wer ist der für die Datenverarbeitung Verantwortliche?

McDonald’s Franchise GmbH
Campus 21, Liebermannstraße A01601
A-2345 Brunn am Gebirge
datenschutz@at.mcd.com

6.2 Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir und woher stammen die Daten?

Im Zusammenhang mit der Hinweisgebung verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten von Ihnen, sofern Sie sich nicht zu einer anonymen Meldung entschließen:

Ggf. Vor- und Nachname
Ggf. Kontaktdaten (Telefonnummer/E-Mail-Adresse), unter denen der Betroffene für Rückfragen zu erreichen ist
Angaben zum Sachverhalt und weitere Angaben, die Sie machen, die uU personenbezogene Daten enthalten können

6.3 Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Zur Bearbeitung von Hinweisen über die Verletzung von Vorschriften im Zusammenhang mit der Tätigkeit von McDonald’s nach dem Bundesgesetz über das Verfahren und den Schutz bei Hinweisen auf Rechtsverletzungen in bestimmten Rechtsbereichen. Nach der Hinweisabgabe erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. Ihre Meldung wird gründlich geprüft. Sofern weitere Informationen benötigt werden und Sie ihre Kontaktdaten angegeben haben, nehmen wir Kontakt zu Ihnen auf.

Rechtsgrundlage hierfür ist die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß § 8 HSchG, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO.

Wir speichern die im Zusammenhang mit der Beschwerde und deren Bearbeitung anfallenden Daten außerdem zur etwaigen Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (Erforderlichkeit zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen). Unser berechtigtes Interesse ist die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie sind nicht dazu verpflichtet, uns Ihre Daten bereitzustellen. Die Bereitstellung ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie können jederzeit auch eine anonyme Meldung abgeben.

Wir nutzen keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO.

6.4 Wie wir Ihre Daten offenlegen und weitergeben

Wir können Ihre Daten weitergeben an:

Mitglieder von McDonald’s, insbesondere verbundene Unternehmen;
Anbieter, die uns bei der Bereitstellung und dem Betrieb des Meldekanals helfen;
öffentliche Behörden und Gerichte sowie unsere Berater, insbesondere Rechtsvertreter;

6.5 Internationale Übermittlungen

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (sog. Drittländer) übermitteln, ergreifen wir hierfür Maßnahmen gemäß Art. 44 ff DSGVO, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.

6.6 Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange, wie sie zur Erfüllung der in dieser Erklärung genannten Zwecke notwendig sind (es sei denn, ein längerer Zeitraum ist gesetzlich [vor allem durch nationale Verjährungsfristen und Aufbewahrungspflichten] vorgeschrieben).

6.7 Betroffenenrechte

Sofern dies nicht gemäß § 8 Abs 9 HSchG ausgeschlossen ist, haben Sie folgende Rechte:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO),
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO),
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Diese Rechte können unentgeltlich ausgeübt werden, es sei denn, der Antrag ist offenkundig unbegründet oder exzessiv, zum Beispiel bei wiederholt gestellten Anträgen.

In bestimmten Fällen können wir uns weigern, dem Anspruch ganz oder zum Teil nachzukommen, soweit dies gesetzlich zulässig ist. Bevor wir Ihrem Antrag nachkommen, sind möglicherweise ein Identitätsnachweis und/oder ergänzende Angaben erforderlich, die uns bei der Beantwortung Ihrer Anfrage helfen. In allen Fällen haben Sie ein Recht auf eine Beschwerde bei der lokalen Datenschutzbehörde.

6.8 Wie Sie uns kontaktieren

Wenn Sie Fragen oder Bedenken in Bezug auf die Erfassung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch McDonald’s im Rahmen dieser Erklärung haben, können Sie uns unter folgenden Kontaktdaten erreichen:

Per E-Mail: datenschutz@at.mcd.com
Per Post: McDonald’s Franchise GmbH
Zu Handen: Datenschutzbeauftragte/r
Campus 21, Liebermannstraße A01601
A-2345 Brunn am Gebirge

Per Telefon: +43 2236 30700